Pracodawcy coraz częściej decydują się na zakup wysokiej jakości odzieży służbowej, którą cechuje dłuższy termin użytkowania. W większości zakładów ustalona zostaje zryczałtowana, wypłacana miesięcznie lub kwartalnie, kwota na pranie odzieży roboczej, jaką otrzymują pracownicy, zatrudnieni na określonych stanowiskach. Kiedy pracodawca zobowiązany jest do oskładkowania wypłacanego ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?
18 października 2016 r. oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Lublinie wydał decyzję (WPI/200000/43/1074/2016), w której uznał, kiedy pracodawca zobowiązany jest do oskładkowania ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej. Interpretacja była odpowiedzią na pytanie jednego
z pracodawców, które dotyczyło oskładkowania ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej pracownikom sali obsługi klienta. Jest to kluczowe bowiem wydanie odzieży służbowej (lub wypłata ekwiwalentu) nie stanowiło obowiązku pracodawcy w rozumieniu przepisów o bhp. ZUS przyznał, że nie ma podstawy prawnej, która zwalnia z odprowadzania składek od ekwiwalentu za pranie ubioru służbowego, jeżeli obowiązek wydania ubioru lub wypłaty ekwiwalentu nie wynika właśnie
z przepisów o bezpieczeństwie i higieny pracy. Tym samym, pieniądze wypłacone pracownikom (tu: sali obsługi klienta) za pranie odzieży służbowej, pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS tych osób, a następnie oskładkować.
Odzież służbową możemy podzielić na taką, która pełni funkcje reprezentacyjne, oraz taką, która ma za zadanie ochronić życie i zdrowie pracownika. W przypadku tej pierwszej pracodawca zobowiązany jest oskładkować ekwiwalent, zaś w drugim przypadku pozostaje z tego zwolniony – mówi Nicola Zięba, aplikantka radcowska w Kancelarii Prawa Pracy „Wojewódka i Wspólnicy” Sp. k.
– Ustawodawstwo dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi, iż w przypadku wystąpienia określonych niebezpiecznych i szkodliwych czynników dla zdrowia występujących w środowisku pracy, pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej – podsumowuje.
Każda firma wypłacająca pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej musi określić, czy zgodnie z przepisami, odzież służbowa ma służyć ochronie zdrowia i życia, czy pełnić funkcje wizerunkowe. Od tego właśnie uzależnione będzie oskładkowanie ekwiwalentu wypłacanego pracownikom.
– Zapewnienie pracownikowi wysokiej jakości odzieży ochronnej powinno być kluczową kwestią dla każdego pracodawcy. Odpowiednia konserwacja ubrań roboczych gwarantuje zachowanie ich wszystkich parametrów ochronnych, przekładając się tym samym na bezpieczeństwo pracowników. – mówi Andrzej Smółko, Prezes CWS-boco Polska, Przewodniczący Koalicji Bezpieczni w Pracy – Jednym z podstawowych sposobów dbania o odzież ochronną pracownika jest jej czyszczenie w odpowiednich warunkach. Pranie odzieży roboczej w warunkach domowych, nie zawsze pozwala na zachowanie jej właściwości. W związku z tym, najlepiej powierzyć odzież profesjonalnym przedsiębiorstwom, które zajmą się jej czyszczeniem – dodaje.
Według badania „Bezpieczeństwo Pracy w Polsce” zarówno pracownicy i pracodawcy poświęcają wiele uwagi środkom ochrony osobistej, w tym odzieży roboczej, gdy niemalże połowa pracowników fizycznych i umysłowo-fizycznych przyznaje, że ich praca wymaga ich stosowania. Środki ochrony indywidualnej to pierwszy krok do zapobiegania wypadkom przy pracy. W większości przypadków, to właśnie wysokie standardy bezpieczeństwa i ochrona zdrowia i życia, a nie cena, są wskazywane najczęściej przez respondentów.
