Jak nie tylko dostosować stanowiska wyposażone w monitory ekranowe do nowych przepisów, ale jednocześnie zaangażować pracowników w temat bezpieczeństwa i wsłuchać się w ich potrzeby?
Zapewnienie bezpieczeństwa wiążę się m.in. ze stałą wiedzą nt. nowych przepisów i nadchodzących zmian. Jedne z nich wchodzą w życie 17 maja 2024 roku. To regulacje rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 roku, zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Jeżeli jeszcze nie wdrożyliście w swojej organizacji odpowiednich działań, mamy nadzieję, że zainspirują Was dobre praktyki naszego partnera – firmy PW Krystian – polskiego producenta specjalistycznej odzieży ochronnej i roboczej.
PW Krystian rozpoczęła pracę nad wdrożeniem obowiązków wynikających ze zmienionego rozporządzenia już w listopadzie 2023 roku. Pracownicy komisji BHP mieli więc czas na spokojne zaplanowanie działań wdrożeniowych.
Najważniejsze są zrozumienie celu i współpraca
Komisja BHP pełni w firmie PW Krystian ważną rolę: nie tylko dba o wprowadzanie i stosowanie przepisów z obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy, ale opracowuje także programy zwiększające świadomość i zaangażowanie pracowników oraz wsłuchuje się w ich potrzeby. Jest to korzyść dwustronna: zwiększa poczucie sprawczości i ważności pracownika, a pracodawcy daje bezpośrednie informacje o możliwych usprawnieniach na stanowiskach pracy oraz pomaga budować kulturę bezpieczeństwa.
To właśnie przedstawiciele Komisji BHP zostali w pierwszej kolejności zapoznani ze zmianami w rozporządzeniu, a w toku dyskusji wypracowali plan działań wdrożenia nowych przepisów.
Kluczowe zmiany – praktyczne zastosowanie
Kolejno zmienione zostały zasady związane z zapewnieniem pracownikom okularów korekcyjnych. Dopisano możliwość refundacji szkieł korekcyjnych, dookreślono częstotliwość refundacji oraz podniesiono jej kwotę.
W kolejnym kroku Komisja BHP wypracowała plan działań w odniesieniu do stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe tak, aby w połowie maja być zgodnym z przepisami rozporządzenia. Zdecydowano o przeprowadzeniu audytu stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Zapewniając efektywność, audyt oparto o checklistę, która została sporządzana na bazie nowych przepisów.
Nie tylko przepisy
Pracownik służby BHP oraz wyłoniony przedstawiciel komisji BHP dokonali przeglądu wyposażenia stanowisk pracy. Skupili się oni nie tylko na części wymaganej przez nowe przepisy, ale również na dodatkowych potrzebach pracowników, o które każdy z nich był osobno pytany. Okazało się na przykład, że elementem, który był często zgłaszany, jako ten, który znacznie mógłby podnieść komfort pracy był podnóżek. Niewielkim kosztem podnieśliśmy ergonomię pracy, zadowolenie pracowników, a długoterminowo również efektywność pracy. Najprawdopodobniej przyczyni się to do mniejszej ilości nieobecności spowodowanej bólami kręgosłupa.
Pracownicy bardzo docenili element dialogu podczas całego procesu.
Ustrukturyzowanie procesu wprowadzania zmian
Po przeprowadzonej inwentaryzacji sporządzono protokół. W kolejnych etapach posłużył on jako dokument do dalszej dyskusji i analizy oraz do ustalenia sposobu i zakresu przeorganizowania stanowisk. Jednocześnie pozwolił na lepsze określenie zapotrzebowania na doposażenie stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe.
Ważnym, zaplanowanym elementem stojącym jeszcze przed organizacją, jest przygotowanie szkolenia i informacji o zakresie dostosowania stanowisk pracy zdalnej i zapoznania z potrzebnymi zmianami pracowników pracujących zdalnie, hybrydowo lub okazjonalnie korzystających z pracy zdalnej. Pamiętajmy, że pracodawca musi następnie ponownie zebrać od pracowników podpisane oświadczenia o spełnianiu nowych przepisów przez stanowiska wyposażone w monitory ekranowe, z których pracownicy korzystają w domu podczas wykonywania czynności firmowych.
Podjęte w ustrukturyzowany sposób działania pozwoliły firmie PW Krystian na poczucie pewności, że zmienione przepisy zostaną wdrożone na czas oraz że głos pracowników został wzięty pod uwagę, a ich potrzeby w tej kwestii, zaspokojone.
Co zapamiętać?
- Potraktuj zmianę przepisów jako kolejny powód do zaangażowania kierownictwa i pracowników w budowanie kultury bezpieczeństwa w Twojej firmie.
- Przygotuj checklistę – pomoże ona usystematyzować i usprawnić proces analizy i wprowadzania zmian, a także zapewni, że o niczym nie zapomnisz.
- Wysłuchaj pracowników – przyniesie to same korzyści: wyższy stopień przestrzegania przepisów, wyższe zaangażowanie w zwiększanie bezpieczeństwa oraz poczucie docenienia i sprawczości.
Autorka: Anna Sikorska, ekspertka Koalicji Bezpieczni w Pracy i Dyrektor HR w PW Krystian
