Internet i środki komunikacji elektronicznej zrewolucjonizowały nasze życie zarówno prywatne jak i zawodowe. Z elektronicznych metod komunikowania korzystają firmy także w obszarze BHP, w zakresie którego to właśnie na pracodawcy ciąży obowiązek informacyjny.
Zgodnie z zapisami prawa to pracodawca powinien przekazywać pracownikom informacje, dotyczące:
- ryzyka zawodowego, związanego z wykonywaną pracą niezależnie od przeprowadzonego przez niego szkolenia bhp,
- zagrożeń dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy
- zasad postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu lub życiu pracowników,
- podjętych działań ochronnych i zapobiegawczych.
Pracodawcy co raz częściej, aby wypełnić swoje ustawowe zobowiązania w zakresie przekazywania informacji w obszarze BHP, korzystają z poczty elektronicznej, komunikatorów, wewnętrznych portali intranetowych (intranet), mediów społecznościowych, e-learningu, wideokonferencji, które znacznie przyspieszają obieg informacji oraz ułatwiają dostęp do pracowników rozproszonych i oddalonych geograficznie.
W niniejszym opracowaniu wykorzystano dane pozyskane z internetowego badania Koalicji Bezpieczni w Pracy „Komunikacja elektroniczna w zakresie BHP w przedsiębiorstwach”, które składało się z dwóch części: „Komunikacja w BHP” [1] oraz „BHP w sieci” [2] dedykowanym różnym grupom respondentów.
Zdecydowana większość managerów (94%) deklaruje, iż przekazuje informacje związane z bezpieczeństwem i higieną pracy w formie elektronicznej. Ponad 60% badanych robi to często. 54% managerów informacje w wersji elektronicznej wysyła głównie do kierowników w swoich organizacjach, 42% przekazuje te komunikaty wszystkim pracownikom, a 4% przesyła do osób z zewnątrz firmy[3].
| Czy przekazuje Pan/Pani pracownikom informacje dotyczące BHP za pomocą Intranetu, e-maila lub Facebooka? | |
| Tak, często | 61% |
| Tak, czasami | 34% |
| Nie, nigdy | 6% |
Elektroniczne przekazywanie informacji w zakresie BHP
Z drugiej zaś strony, aż 93% pracowników zadeklarowało, iż korzysta często z Internetu w życiu prywatnym, kolejne 6% robi to czasami. 95% osób przyznało iż otrzymuje od pracodawcy informacje w wersji elektronicznej i zdecydowana większość z nich (81%) także w obszarze BHP. Jednocześnie w grupie tej 5% badanych przyznało, iż w ogóle nie korzysta z informacji przekazywanych przez pracodawcę drogą elektroniczną. Były to osoby, które nie miały w pracy dostępu do komputera (smartfona) oraz preferujące kontakty twarzą w twarz[4].
Przekazywanie informacji z zakresu BHP drogą elektroniczną
W komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstw można wyodrębnić dwie grupy tematyczne. Pierwsza dotyczy kwestii związanych bezpośrednio z wykonywaniem zadań służbowych. Druga grupa koncentruje się na obszarach, które nie mają bezpośredniego związku z zakresem obowiązków, ale wpływają na świadomość załogi i zrozumienie procesów, w których uczestniczą, integrację zespołu czy poczucie przynależności do organizacji i tożsamości z nią.
W zależności od funkcji danej informacji organizacje wykorzystują do tego celu różne kanały elektroniczne, wśród najpopularniejszych wymienić należy pocztę elektroniczną, Intaranet, firmowe witryny internetowe, social media czy szkolenia e-learnigowe.
| Rodzaje przekazywanych informacji z zakresu BHP | Intranet | e-learinng | Portale | Social Media | |
| Informacyjno-administracyjne (np. bieżące informacje i zalecenia np. o konieczności odbycia szkolenia okresowego BHP, wewnętrzne procedury, wyniki pomiarów, komunikaty o środkach ochrony osobistej, podsumowania i statystyki) | x | x | |||
| Eliminujące ryzyko (np. informacje o wypadkach oraz sposobach zapobiegania im, zasady postępowania w przypadku awarii, instrukcje przeciwpożarowe) | x | x | x | ||
| Edukacyjno-wizerunkowe (np. prezentacje dobrych praktyk i rozwiązań z zakresu BHP, promocja i wspieranie budowania kultury bezpieczeństwa w pracy, podjęte działania ochronne i zapobiegawcze, zmiany w przepisach prawnych) | x | x | x | x | x |
Rodzaje informacji i preferowanych dla nich kanałów elektronicznych
Według respondentów badania „Komunikacja w BHP”, najczęściej w zdigitalizowanej formie przekazywane są procedury wewnętrzne (73%) oraz komunikaty o konieczności odbycia szkolenia (71%). Ponadto co drugi przebadany manager, przekazuje pracownikom informacje o wypadkach oraz prezentacje dobrych praktyk i rozwiązań z zakresu BHP[5].
| Jakiego rodzaju informacje z zakresu BHP są przekazywane pracownikom drogą elektroniczną ? |
|
| Wewnętrzne procedury | 73,13% |
| O konieczności odbycia szkolenia okresowego bhp | 71,64% |
| Informacje o wypadkach lub zdarzeniach potencjalnie niebezpiecznych oraz sposobach zapobiegania im. | 53,73% |
| Prezentacje dobrych praktyk i rozwiązań z zakresu BHP | 49,25% |
| Inne: Obowiązujące przepisy, bieżące informacje i zalecenia, wyniki pomiarów, kwestie ergonomii na stanowiskach pracy, informacje o środkach ochrony indywidualnej | 11,94% |
Rodzaje informacji przekazywanych drogą elektroniczną[6]
Informacje w zakresie BHP, nieznacznie częściej przekazywane kierownikom (52%) niż wszystkim pracownikom (42%). Komunikacja elektroniczna kierowana głownie do kadry zarządzającej charakterystyczna dla firm działających w sektorze handlowym, tam ten odsetek sięga blisko 60%. Natomiast w usługach, doradztwie biznesowym, finansach i bankowości większość managerów przesyła informacje elektroniczne wszystkim pracownikom[7].
Badanie komunikacja elektroniczna w BHP
Podstawowym motywem managerów ds. BHP do przekazywania informacji drogą elektroniczną jest szybkość i łatwość przekazu (84%). Jest to także najważniejszy aspekt skłaniający pracowników do wykorzystywania informacji przekazanych za pomocą Internetu, e-maili czy portali społecznościowych.
W grupie pracowników wykonujących głównie pracę umysłową w wieku do 34 lat, z wykształceniem wyższym, zamieszkujących większe miasta komunikacja elektroniczna jest naturalną formą przekazywania informacji, także w obszarze BHP. Ponad 80% badanych korzysta z tej formy kontaktu. Popularność poszczególnych narzędzi komunikacji elektronicznej w tym obszarze, ściśle związana jest z rodzajem i charakterem komunikatu. Odwiedzalność serwisów branżowych, systematyczny przyrost fanów w mediach społecznościowych, zaangażowanie i aktywność w konkursach internetowych organizowanych przez Koalicję Bezpieczni w Pracy potwierdza istnienie grupy osób, które już teraz w pełni korzystają z elektronicznych narzędzi komunikacji w różnych obszarach BHP.
Istnieje także pewien odsetek osób, które mimo iż korzystają z elektronicznych form łączności preferują jednak kontakty „twarzą w twarz”, które w opinii badanych pozwalają na swobodniejsze ustalenie wszystkich niezbędnych spraw. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracowników preferujących bezpośredni kontakt z drugim człowiekiem, coraz powszechniejsze stają się metody przekazywania informacji, które są w pewnym stopniu połączeniem komunikacji pośredniej i bezpośredniej, na przykład wideokonferencje. Dzięki nim rozmówcy w czasie rzeczywistym widzą się i prowadzą rozmowę, nieraz przebywając tysiące kilometrów od siebie.
Jednocześnie wzrastają kompetencje pracowników w zakresie obsługi nowoczesnych urządzeń służących do komunikowania się. Młodsze pokolenie coraz sprawniej i chętniej posługuje się nowoczesnymi środkami komunikacji, a to musi wpłynąć na szerszy zakres, formy i rodzaje komunikacji także w tym obszarze.
Przypisy:
[1] Komunikacja w BHP, Ankieta skierowana do osób będących nadawcą komunikatu, czyli specjalistów ds. BHP, komunikacji i członków zarządu. Kwestionariusz wypełniło 71 osób odpowiedzialnych za przekazywanie informacji z zakresu BHP w organizacji. Wśród badanych najliczniej reprezentowane były osoby pracujące w firmach zatrudniających od 100 do 249 pracowników, w przemyśle i produkcji (25%), usługach (24%) oraz handlu (21%).
[2] Respondenci badania „BHP w sieci” to 101 osób, pozyskanych spośród ponad 2 tys. fanów profilu Koalicji bezpieczni w Pracy na Facebooku. Post zachęcający do wypełnienia ankiety został zamieszczone na profilu Koalicji trzy razy, w dniach: 21.12.2015, 28.12.2015 oraz 13.01.2016. W badaniu wzięli udział osoby wykonujące głównie pracę umysłową (81%) z wykształceniem wyższym.
[3] Źródło „Komunikacja w BHP”, Internetowe badanie przeprowadzone w okresie od 16 grudnia 2015 r.- 15 stycznia 2016 r.
[4] Źródło „BHP w sieci”, Internetowe badanie przeprowadzone w okresie od 16 grudnia 2015 r.- 15 stycznia 2016 r.
[5] Źródło „Komunikacja w BHP”, Internetowe badanie przeprowadzone w okresie od 16 grudnia 2015 r.- 15 stycznia 2016 r.
[6] Źródło „Komunikacja w BHP”, Internetowe badanie przeprowadzone w okresie od 16 grudnia 2015 r.- 15 stycznia 2016 r.
[7] Źródło „Komunikacja w BHP”, Internetowe badanie przeprowadzone w okresie od 16 grudnia 2015 r.- 15 stycznia 2016 r.
