Przedsiębiorstwa niezależnie od swojej wielkości, zasobów technologicznych oraz posiadanego sprzętu powinny z zasady skupiać się na swojej działalności podstawowej i tam koncentrować swój wysiłek. Dzięki temu będą mogły poprawiać zyskowność firmy, działając bardziej efektywnie i zdobywając przewagę konkurencyjną. Coraz częściej zarządzanie środkami produkcji jako całością lub ich częścią jest powierzane firmom specjalizującym się tym zakresie. Zarządzanie samochodami firmowymi (osobowymi, dostawczymi czy też ciężarowymi), coraz śmielej jest outsourcowane do wyspecjalizowanych w tych usługach firm.

Powierzenie zadań związanych z taborem samochodowym specjalistycznym firmom pozwala zracjonalizować koszty taboru, uczynić je przewidywalnymi i utrzymywać na poziomie porównywalnym z rynkiem. Obecnie rynek proponuję cała gamę takich rozwiązań. Nawet przy małej liczbie posiadanych pojazdów czy to osobowych czy dostawczych korzystna jest współpraca z firmami zajmującymi się zarządzaniem flotą.

Współpraca ta rozpoczyna się już w momencie doboru taboru na potrzeby przedsiębiorstwa. Możliwe są różne modele – począwszy od zakupy ze środków własnych lub kredytu i samodzielne zarządzanie flotą, aż po pełny outsourcing usług przy zminimalizowaniu własnej odpowiedzialności za wszelkie ryzyka flotowe tzn. koszty serwisu, incydentów drogowych, składek ubezpieczeniowych, samochodów zastępczych oraz wartości odsprzedaży. Zarządca floty (FM) zapewnia nie tylko atrakcyjne finansowanie, ale również wyspecjalizowaną codzienną obsługę samochodów firmowych, która wraz ze wzrostem liczebności posiadanej floty staje się coraz bardziej absorbująca.

SKŁADNIKI KOSZTÓW

Wydatki związane z flotą firmową, jak każda pozycja budżetu przedsiębiorstwa, wymagają starannego skalkulowania w oparciu o wszystkie przewidywalne składniki. W tym celu niezastąpiona jest analiza wydatków związanych z finansowaniem zakupu, ale też wszystkich wydatków bezpośrednich, takich jak ubezpieczenie, paliwo, serwisowanie, naprawy, opłaty i podatki.  Pod uwagę należy wziąć również koszty pośrednie, jak  administrowanie flotą, koszt zatrudnionych pracowników, wynajęcia biura, zakupu oprogramowania, etc.

Dopiero analiza realnych kosztów dla poszczególnych rodzajów aut daje silne argumenty do decyzji o wyborze składników floty firmowej.  Poniżej przedstawione są główne składniki modelu całkowitych kosztów posiadania (TCO), który służy do takich analiz. Oprócz składników modelu opisano również obecnie stosowane praktyki ich optymalizacji.

FINANSOWANIE (do 40% TCO)  jest jednym z bardzie ważących elementów tego modelu. Często główny wysiłek jest skierowany na uzyskaniu najbardziej korzystanej ofert cenowej  przy zakupie auta.  Jednak dobierając markę, model, rodzaj silnika i wyposażenie dodatkowe trzeba wziąć pod uwagę oczekiwaną wartość  tego sprzętu przy jego sprzedaży po założonym okresie eksploatacji. Różnica pomiędzy kwotą zakupu a ceną odsprzedaży (wartość rezydualna)  stanowi rzeczywisty koszt dla przedsiębiorstwa. Często ta utrata wartości dochodzi nawet do 50% wartości początkowej po założonym okresie eksploatacji.  Po analizie może się nawet okazać, że pojazd tańszy w zakupie po odsprzedaży będzie droższym rozwiązaniem.

UBEZPIECZENIA i ADMINISTROWANIE (do 6% TCO) Przy wyborze ubezpieczenia konieczne jest zebranie i przeanalizowanie różnych ofert, przy czym przy wyborze nie cena powinna być decydująca. Ważne są też warunki dodatkowe oraz dodatkowe pakiety.  W przypadku ubezpieczeń odnawialnych co roku brana jest szkodowość z u biegłego okresu. I tutaj kluczowa rola przypada polityce flotowej wdrożonej w przedsiębiorstwie, która powinna dyscyplinować użytkowników do bezszkodowego użytkowania  powierzonego im mienia firmowego. W większości firm, w tym też w Inter Cars S.A., polityka przewiduje udział własny użytkownika w kosztach likwidowania szkody. Udział ten rośnie w zależności od ilości i wartości szkody, aż do możliwości przewidzianych w Kodeksie Pracy, a ujętych w Regulaminie Pracy.

Warto też zwrócić uwagę na wiele rozwiązań prewencyjnych proponowanych przez firmy ubezpieczeniowe, organy państwa czy fundacje branżowe. Należą do nich szkolenia praktyczne (np. eko-jazda), szkolenia teoretyczne, programy e-learningowe oraz  urządzenia techniczne jak  GPS czy urządzenia telemetryczne.

GPS umożliwia profesjonalny monitoring floty, a w nim: bieżącą lokalizację pojazdu, historię trasy, kontrolę czasu pracy, prowadzenie książki serwisowej, monitoring kosztów bieżących czy diagnostykę (a w tym styl jazdy, przeciążenia auta, wskazania czujników). Dodatkowo GPS uczy i mobilizuje do bardziej rozważnego stylu jazdy użytkownika.

KOSZTY EKSPLOATACJI  (do 30% TCO) to głównie koszty paliwa. Zależą one nie tylko od cen paliwa, ilości przejechanych kilometrów. Koszty te determinuje już sam wybór pojazdu przy jego zakupie, gdzie powinno się wziąć pod uwagę sposób użytkowania auta, oczekiwane przebiegi  i inne parametry techniczne. W celu koordynacji i kontroli nad tymi wydatkami oraz możliwości ich obniżenia stosowane są m.in. karty paliwowe, które umożliwiają bezgotówkowe rozliczanie kierowców. W swojej Polityce Flotowej firmy ściśle określają zasady korzystania z kart paliwowych pod względem kupowanych produktów, ilości i np. dopuszczalnych terminów zakupów. Karty paliwowe są obecnie w standardzie proponowanym przez firmy zajmujące się zarządzaniem flotą. Użytkownicy korzystają wówczas z korzyści, jakie powstają w wyniku efektu skali uzyskiwanego przez zarządcę floty. Dodatkowo za pomocą danych z urządzeń telemetrycznych /GPS łatwo daje się zweryfikować rzetelność rozliczeń dokonanych przy pomocy konkretnej karty paliwowej.

Na politykę flotową firmy składają się prawa i obowiązki firmy, pracownika i podmiotów zarządzających flotą.  Zawiera ona zasady i instrukcje postepowania, podaje procedury i opisuje procesy związane z flotą. Polityka definiuje również odpowiedzialność osób korzystających z pojazdów firmowych, jak i zarządzających flotą. Określa ona filozofię firmy w obszarze bezpieczeństwa flotowego i prewencji. Firmy zarządzające flotą, jak np. Motointegrator Flota z GK Inter Cars wspiera swoich klientów w definiowaniu ich własnej polityki i często występuje jako propagator dobrych i sprawdzonych praktyk, opartych na bieżących doświadczeniach z rynku.

KOSZTY SERWISU (ca 20% TCO) są praktycznie drugim do wielkości składnikiem kosztów użytkowania floty. W jego zakres wchodzą koszty serwisu gwarancyjnego, pogwarancyjnego, przeglądów i napraw bieżących oraz wymiany elementów eksploatacyjnych. Koszty te w dużej mierze są determinowane już na samym początku przy wyborze kupowanego auta np. poprzez dopuszczalne okresy przeglądów, używane materiały eksploatacyjne, koszty części wymienianych ze względu na programy serwisowe producenta, etc.

Ważnym czynnikiem jest też decyzja o dokonywaniu przeglądów w stacjach ASO lub w wolnych stacjach serwisowych. W okresie gwarancyjnym preferowane są stacje ASO, chociaż dyrektywa GVO daje możliwość, którą Motointegrator Flota rekomenduje swoim Klientom, na wykonywanie przeglądów w pojazdach znajdujących się w okresie gwarancji w sieci niezależnych warsztatów. Wszystkie przeglądy wykonywane poprzez MI-Flota są realizowane zgodnie z wytycznymi producentów poszczególnych marek. Dzięki temu Klient ma pewność, że jego auto nie utraci gwarancji producenta.

Dla serwisu pogwarancyjnego sprawdzone i pewne rozwiązanie wypracował Motointegrator Flota, który zapewnia kompleksową obsługę floty klienta. A w tym przeglądy okresowe, badania techniczne, naprawy mechaniczne i powypadkowe, assistance 24h, serwis ogumienia.  Dodatkowo likwidację szkód wraz z bezpłatnym udostępnieniem pojazdu zastępczego. Współpracujące z MI-Flota warsztaty, a jest ich ok. 1000, są systematycznie audytowane przez specjalistów z MI-Q-Service. Sam zakres prac wykonanych w aucie i zastosowanych części jest monitorowany przez internetowy system IC Katalog, gdzie udostępniono moduł napraw flotowych dla warsztatów i administratorów współpracujących flot.

Program IC Katalog Online to narzędzie, które umożliwia odpowiednie zarządzanie flotą przez osoby, zajmujące się na co dzień administrowaniem aut. Platforma ta pozwala na zcentralizowanie w jednym miejscu wszelkich informacji związanych z naprawami pojazdów. Dzięki temu narzędziu administrator floty otrzymuje możliwość:

  • autoryzacji kosztów napraw,
  • kontroli nad zleceniami napraw na każdym etapie realizacji od momentu zgłoszenia,
  • kontroli nad wydatkami,
  • zapisywania pełnej historii napraw pojazdów,
  • raportowania stanu opon oraz pozostawionych depozytów w serwisach,
  • dostępu do faktur z załącznikami rozdzielającymi koszty w formacie wybranym przez Klienta,
  • bezpośredniego dostępu do katalogu części z oferty Inter Cars,
  • stałego kontaktu z pracownikami Działu Technicznego odpowiadającymi za poszczególne naprawy,
  • katalogowego wyszukiwania artykułów na podstawie marki samochodu oraz listy podzespołów,

ANALIZA KOSZTÓW

Po ustaleniu opisanych wyżej składników kosztów jest dokonywana ich agregacja i porównywanie dla rozpatrywanych rodzajów pojazdów. Te modele, dla których wartość TCO będzie miała najniższą wartość powinny być preferowane w wyborze ze względów ekonomicznych. Ostateczna decyzja o wyborze konkretnego pojazdu może być dokonana niekoniecznie ze względu na wynik analizy. Należy zwrócić uwagę, że tak przeprowadzona analiza pokazuje całkowite realne koszty utrzymania samochodów i jest często podstawą do podjęcia decyzji o rodzaju finansowania czy zarządzania flotą.

Zarządzanie kosztami floty jest ważnym elementem w działalności firmy, gdyż dotyczy w wielu firmach drugiej co do wartości pozycji budżetowej. Dokonanie analizy całkowitych kosztów posiadania (TCO) dla poszczególnych elementów floty danej firmy pozwala na ich obiektywną ocenę, dokonanie wyboru co do prowadzonej polityki flotowej, zarówno w zakresie doboru sprzętu, jak i zasad/reguł ich używania.

Przy realizacji zdefiniowanej polityki opłaca się korzystać z kompetencji wyspecjalizowanych firm jak MI-Flota, gdyż stanowią one rzetelnego partnera w relacjach z pozostałymi graczami na rynku. Doświadczenie i efekt skali, jaki MI-Flota reprezentuje są tutaj decydujące. MI-Flota oprócz kompetencji zarządczych posiada silny zespół w call center wsparty specjalistami technicznymi, ogromnym zapleczem warsztatowym (niezależne warsztaty na terenie całej Polski) oraz największym w Polsce zasobem części zamiennych do samochodów osobowych, ciężarowych i maszyn rolniczych.